Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock am Ende einer E-Mail, der die beruflichen Kontaktdaten und gibb-Informationen enthält. Die E-Mail-Signatur sagt Deinen Empfängern, wer Du und die gibb sind und wie sie Kontakt mit Dir oder anderen relevanten Stellen an der gibb aufnehmen können.
Die E-Mail-Signatur ist vom Hauptteil der E-Mail separiert und sollten den Inhalt Deiner eigentlichen Nachricht nicht überlagern. Vielmehr schliesst eine Signatur Deine E-Mail ab.
Befolgst Du die Schritte sowie Vorgaben in diesem Dokument, dann machst Du alles richtig.
Die Verantwortung, dass die E-Mail-Signatur korrekt geführt wird, liegt grundsätzlich bei jedem Mitarbeitenden. Die Abteilungsleitenden sind angehalten diese laufend zu prüfen und entsprechende Korrekturen zu veranlassen.
Neue Mitarbeitende werden automatisch per Mail aufgefordert ihre Mailsignatur zu erstellen. Dazu wird ihnen das vorliegende Dokument als Anhang zugestellt.
Funktionsbezeichnungen
Die genauen Funktionsbezeichnungen sind im Dokument Terminologie-Verwaltung an der gibb unter Pkt. 1. Funktionen an der gibb ersichtlich. Für die Signatur dürfen ausschliesslich nur die Funktionen, die in der Terminologie beschrieben sind, verwendet werden.
Funktionsanpassungen (z.B. durch Beförderung) sind umgehend dem Eventobüro per Mail zu melden [evento@gibb.ch].
Calibri 11 / schwarz
Beispiele für E-Mail-Signaturenmit Handynummer, ohne Abteilung
Freundliche Grüsse
Ricardo Ribeiro
Leiter Informatik
gibb Berufsfachschule Bern
Lorrainestrasse 5b Postfach 3000 Bern 22
Tel +41 31 335 92 03 Mobile +41 79 xxx xx xx
www.gibb.ch
mehr wissen. mehr können. mehr sein.
ohne Handynummer, mit Abteilung
Freundliche Grüsse
Esther Gygax
Abteilungsleiterin
Abteilung für Grundbildungen mit Attest, INSOS-PrA, Vorlehren, Kurse AVK
gibb Berufsfachschule Bern
Lorrainestrasse 1 Postfach 3000 Bern 22
Tel +41 31 335 92 20
www.gibb.ch
mehr wissen. mehr können. mehr sein.
mit/ohne Handynummer, mit Abteilung
Freundliche Grüsse
Vorname Name
Sekretariatsleiterin oder Sekretariatsleiterin Grundbildung oder Sekretariatsleiterin Höhere Berufbildung
Abteilung XY
gibb Berufsfachschule Bern
Strasse xx Postfach 3000 Bern 22
Tel +41 31 xxx xx xx Mobile +41 79 xxx xx xx oder ohne Mobile
www.gibb.ch
mehr wissen. mehr können. mehr sein.ohne Handynummer, mit Abteilung
Freundliche Grüsse
Fritz Müller
Berufsgruppenleiter Haustechnik Kälte oder Bereichsleiter Höhere Berufsbildung
Abteilung für Bauberufe
gibb Berufsfachschule Bern
Viktorastrasse 71 Postfach 3000 Bern 22
Tel +41 31 335 92 xx
www.gibb.ch
mehr wissen. mehr können. mehr sein.mit Handynummer, mit Abteilung oder Ressort
Freundliche Grüsse
Michelle Mustermann
Lehrperson Berufskunde Beruf X oder Lehrperson Allgemeinbildung Beruf X oder Ressortleiterin
Abteilung XY oder Ressort XX
gibb Berufsfachschule Bern
Strasse xx Postfach 3000 Bern 22
Tel +41 31 xxx xx xx Mobile +41 79 xxx xx xx
www.gibb.ch
mehr wissen. mehr können. mehr sein.
Erstelle Deine eigene E-Mail-Signatur
Kopiere eine für Dich passende E-Mail-Signatur aus dem Punkt «Beispiele für E-Mail-Signaturen», füge diese im Microsoft Word ein und passe diese mit Deinen Informationen an. Berücksichtige dabei die gelb markierten Textabschnitte:
Vorname Nachname
Funktion
Abteilung [falls vorhanden]
gibb Berufsfachschule Bern
Lorrainestrasse 5b Postfach 3000 Bern 22
Tel +41 31 xxx xx xx Mobile +41 79 xxx xx xx
www.gibb.ch
mehr wissen. mehr können. mehr sein.
Anleitung Microsoft Outlook
Um im Microsoft Outlook eine oder mehrere Signaturen zu hinterlegen, gehe wie folgt vor:
- Öffne das Programm Microsoft Outlook
- Öffne eine neue E-Mail-Nachricht, indem du oben links auf Neue E-Mail klickst
- Wähle im Menü Nachricht die Option Signatur > Signaturen aus.
- Wähle unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Option Neu aus, gib im Dialogfeld Neue Signatur einen Namen für die Signatur ein und bestätige mit OK.
- Kopiere nun die zuvor erstellte E-Mail-Signatur und füge diese ins Textfeld Signatur bearbeiten ein.
- Lege unter Standardsignatur auswählen die folgenden Optionen für Deine Signatur fest:
wähle im Dropdownfeld E-Mail-Konto ein E-Mail-Konto (i.d.R. kannst du nur deine persönliche gibb-Adresse auswählen) aus, dass der Signatur zugeordnet werden soll. Du kannst unterschiedliche Signaturen für jedes E-Mail-Konto erstellen.
Wenn Deine Signatur standardmässig allen neuen Nachrichten hinzugefügt werden soll, wähle im Dropdownfeld Neue Nachrichten eine Deiner Signaturen aus.
Wenn Deine Signatur in den Nachrichten angezeigt werden soll, die Du beantwortest und weiterleitest, wähle in der Dropdownliste Antworten/Weiterleitungen eine Deiner Signaturen aus. Übernehme andernfalls die Standardoption (ohne).
- Wähle OK aus, um Deine neue Signatur zu speichern und zu Deiner Nachricht zurückzukehren. Outlook fügt Deine neue Signatur nicht zu der Nachricht hinzu, die Du in Schritt 1 geöffnet hast, auch wenn Du ausgewählt hast, dass die Signatur auf alle neuen Nachrichten angewendet werden soll. Du musst die Signatur manuell zu dieser einen Nachricht hinzufügen. Bei allen zukünftigen Nachrichten wird die Signatur automatisch hinzugefügt. Wenn Du die Signatur manuell hinzufügen möchten, wähle Signatur im Menü Nachricht und dann die gerade erstellte Signatur aus.
Anleitung Webmail (outlook.office.com)
- Navigationsleiste Einstellungen klicken
- Nach unten gehen und auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen klicken
-
E-Mail auswählen und auf Verfassen und Antworten klicken damit das Signaturfenster erscheint. Definieren Sie gemäss Punkt 2 Ihre bevorzugte Signaturvariante. Schriftart Calibri und Schriftgrösse 11 beachten.
- Anpassen Nachrichtenformat
